Administrar una comunidad significa manejar información de muchas personas, como residentes, integrantes del comité, conserjes y trabajadores de empresas externas. En B&N Comunidades cuidamos esa información con el mismo orden y transparencia con que cuidamos las cuentas.
La Ley 21.719, que regula la protección de los datos personales en Chile y crea la Agencia de Protección de Datos Personales, eleva los estándares que deben cumplir quienes tratan datos de otras personas. Su entrada en vigencia depende de la tramitación en el Congreso, pero no esperamos esa fecha. Aplicamos desde hoy sus principios y obligaciones en nuestra forma de trabajar y en la intranet de cada comunidad.
1. Quién decide y quién cuida los datos
- La comunidad es la responsable de los datos de sus residentes, comité y personal. Es ella quien decide para qué se usan.
- B&N Comunidades actúa como encargada. Trata esos datos solo por cuenta de la comunidad, para administrarla, y siguiendo sus instrucciones.
- B&N es responsable directa solo de los datos que recibe en este sitio, por ejemplo una solicitud de cotización, según la política de privacidad.
2. Acuerdo de protección de datos con cada comunidad
Con cada comunidad que administramos firmamos, junto al contrato de administración, un acuerdo de encargo de tratamiento de datos personales. Ese acuerdo deja por escrito
- para qué se usan los datos, que es únicamente la administración de la comunidad;
- que B&N y todo su equipo mantienen confidencialidad, incluso después de terminar el contrato;
- las medidas de seguridad que aplicamos;
- qué proveedores tecnológicos participan y en qué condiciones;
- cómo y en qué plazo avisamos si ocurre un incidente de seguridad;
- cómo apoyamos a la comunidad cuando una persona ejerce sus derechos;
- qué pasa con los datos al terminar el contrato, que se devuelven a la comunidad o se eliminan de forma segura, salvo lo que la ley obligue a conservar;
- y el derecho de la comunidad a pedir información sobre cómo se cumple el acuerdo.
3. Principios que aplicamos
- Finalidad, usamos los datos solo para administrar la comunidad.
- Proporcionalidad, pedimos solo lo necesario. Por ejemplo, de los conserjes no pedimos dirección y de los trabajadores externos solo nombre y RUT para controlar el acceso.
- Calidad, mantenemos los datos correctos y actualizados.
- Transparencia, explicamos en palabras simples qué datos usamos y para qué.
- Seguridad y confidencialidad, protegemos los datos y solo los ve quien los necesita.
- Responsabilidad, podemos demostrar cómo cumplimos, porque todo queda registrado.
4. Datos especialmente cuidados
Hay información que la ley protege con más fuerza, como la salud o la situación laboral. Por eso nuestra forma de trabajar evita guardarla.
- Si una unidad no puede quedar sin suministro, por ejemplo porque alguien depende de un equipo eléctrico, se marca como suministro protegido sin registrar el motivo.
- Cuando cambia un conserje, los residentes reciben el aviso del cambio, pero nunca el motivo, que puede ser una licencia médica o un asunto laboral.
- Las liquidaciones de sueldo solo las ven el propio trabajador y el equipo de B&N autorizado.
5. Cómo protegemos la información
- Cada comunidad tiene su propio espacio en la intranet y su información nunca se mezcla con la de otra.
- Cada persona ve solo lo que su perfil permite, y esas reglas están en la base de datos, no en la pantalla.
- Verificación en dos pasos para el comité y el equipo de B&N.
- Conexión cifrada y contraseñas que nadie puede ver, ni siquiera B&N.
- Registro de quién hizo qué y cuándo, que nadie puede modificar.
- Los datos de tarjetas de pago nunca pasan por nuestro sistema.
- Evaluación de impacto y prueba de seguridad antes de usar datos reales en la intranet.
6. Si ocurre un incidente de seguridad
Si detectamos un incidente que afecte datos personales, lo contenemos de inmediato, avisamos a la comunidad sin demora y colaboramos para informar a la Agencia de Protección de Datos Personales y a las personas afectadas cuando la ley lo exija.
7. Proveedores que nos apoyan
Usamos proveedores tecnológicos reconocidos, que tratan los datos solo por nuestro encargo y con medidas de seguridad adecuadas. Algunos almacenan información fuera de Chile.
- Supabase, base de datos e ingreso seguro a la intranet.
- Cloudflare, alojamiento del sitio y protección contra ataques.
- Google Workspace, correo de la empresa.
- Resend, envío de correos automáticos.
Si sumamos o cambiamos un proveedor, lo informamos a las comunidades.
8. Tus derechos
Si eres residente, integrante del comité o trabajas en una comunidad que administramos, puedes pedir acceso a tus datos, su rectificación, supresión, oposición, portabilidad o bloqueo. Puedes hacerlo ante tu comunidad o escribiéndonos directamente, y te ayudamos a gestionarlo dentro de los plazos que fija la ley.
9. Contacto
Para cualquier consulta sobre el tratamiento de datos personales escríbenos a contacto@bncomunidades.cl.
Este compromiso se actualizará cuando cambie la ley o la forma en que trabajamos. La versión vigente siempre estará en esta página.